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Compartilhar uma planilha no Google Planilhas significa conceder acesso a outras pessoas para que elas visualizem ou editem o documento. Isso é feito através de um sistema de permissões que permite controlar exatamente o que cada pessoa pode fazer com a planilha, tudo sem precisar enviar arquivos por email ou criar cópias.
A forma correta de compartilhar é definindo as permissões de acesso (visualização ou edição) e enviando um link. Dessa maneira, todos acessam a mesma planilha em tempo real, as alterações são sincronizadas automaticamente e você mantém controle total sobre quem pode fazer o quê.
Exportar para PDF e enviar por email é um método desatualizado e problemático. O PDF é estático, não permite edição colaborativa e a pessoa fica com uma cópia isolada, não a versão atual da planilha.
Apenas salvar em uma pasta compartilhada é incompleto. Isso pode funcionar para armazenamento, mas não garante as permissões específicas de visualização ou edição que você deseja atribuir a cada pessoa.
Criar uma cópia para cada pessoa gera redundância e desorganização. Cada cópia fica independente, então quando você atualiza a original, as cópias não são sincronizadas e as pessoas trabalham com informações desatualizadas.
Definir permissões e compartilhar um link é o método moderno e eficiente. Você escolhe se cada pessoa pode apenas visualizar ou também editar, todos acessam o mesmo documento, e as mudanças aparecem em tempo real para todos.